Comment numériser un document en préservant sa valeur légale probatoire ?

“Oh une salle d’archives !” 

“Heuuu non c’est mon bureau…” 

“Oups pardon, je ne t’avais pas vu derrière cette pile de documents ! Elle est immense cette pile d’ailleurs…” 

Vous rêvez d’un espace de travail spacieux, Feng-shui avec un bonsaï sur le bureau ?
Et pourtant vous croulez sous la paperasse, vos armoires débordent et vous partez en mission spéléologique chaque fois que vous cherchez un document. Et vous vous dites « raz le bol de passer des heures à rechercher un contrat ou une facture fournisseur qui date un peu… ».
  
Déjà, si ça peut vous rassurer : vous n’êtes pas seul (nous sommes passés par là aussi 😉) !
Et surtout, il y a une solution : la numérisation des documents en préservant leur valeur légale probatoire.
  
Quand on sait que certains justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans… ça commence à faire un sacré paquet de paperasse à classer et entreposer tant bien que mal dans nos bureaux (qui dédie encore une pièce à ses archives ?). On vous a fait un petit récap des délais de conservation légaux des documents en bas de l’article.

Mais depuis 2017, les choses s’améliorent : l’administration fiscale ouvre la voie à la numérisation, suivie en 2019 par l’URSSAF.

Il est désormais possible de scanner et de conserver les documents en PDF dès lors que le processus de numérisation respecte un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles afin de réaliser une copie fiable (valeur probatoire).

Pour vous aider à y voir plus clair et savoir comment faire, voici quelques explications👇

Valeur probatoire : Kezako ? 

La valeur probatoire d’un document est sa capacité intrinsèque à être considéré comme une preuve auprès d’une juridiction ou d’un organisme législatif.   

C’est le cas par exemple pour l’original papier d’une fiche de restaurant comme justificatif de note de frais.

On entend souvent parler de valeur probante, alors quelle différence avec la valeur probatoire ?
– Probant = qui prouve (c’est à l’appréciation d’un juge par exemple de dire si le justificatif est probant ou non).
– Probatoire = qui sert à prouver (c’est la valeur intrinsèque du document, il n’y a pas de doute possible).

Les critères de probation d’un document numérisé :  

Pour qu’un document numérisé conserve sa valeur probatoire, il doit en être une copie fiable en respectant les trois critères suivants:  

1- Authenticité du document : 

Le document numérisé doit être identique au format original papier. Il doit contenir l’identité de son créateur ainsi que la date de sa création. Ce qui permet de garantir l’authenticité du document numérique grâce à l’horodatage (sceau électronique qui conserve l’heure et la date). Une signature électronique peut être ajoutée si besoin.  

Ex :  PDF de la facture n° 205099 provenant du fournisseur Monsieur X, créé par Monsieur Y le 01/01/2021.   

2- L’intégrité du document :  

Assure que le document n’a pas été altéré, modifié ou dénaturé après sa création. La confidentialité du document est renforcée avec la gestion des accès et l’historique de toute action, chaque consultation est sauvegardée. 

3- Sa lisibilité : 

Tous les documents archivés électroniquement doivent pouvoir être lus au moment de leur restitution. C’est pour ça qu’ils sont conservés au format PDF/ A. Certains formats nécessitent une convention avant d’être archivés électroniquement comme les documents Excel ou Word.  

Comment réaliser un archivage à valeur légale probatoire ?  

Pour que le document conserve sa valeur légale probatoire, sa numérisation et son archivage doivent respecter un ensemble de mesures techniques et de processus organisationnels permettant de réaliser une « copie fiable ».

Il faut pour cela commencer par réaliser une copie fidèle du document (respectant la norme AFNOR Z42-026) qui sera ensuite archivée dans un Système d’Archivage Electronique (respectant la norme AFNOR Z42-013).

Voici les différentes étapes pour réaliser la copie fiable :

1. Il faut tout d’abord créer la « carte d’identité » du document au moment où il est scanné. Pour cela l’utilisateur doit être clairement identifié ainsi que le modèle du scanner qui a été utilisé.
   Le type de document scanné doit aussi être bien identifié. Est-ce qu’il s’agit d’un devis, d’une facture, d’une note de frais,… ?
   
   
2. Le document sera ensuite numérisé en PDF/A, un format spécialisé pour l’archivage et la conservation à long terme de documents. Cette version numérique du document contient toutes les métadonnées liées au document (horodatage, utilisateur, modèle de scanner utilisé,…).
   
   
3. Afin de garantir l’intégrité du document (s’assurer qu’il n’est pas modifié) un algorithme de hachage permettra de calculer son empreinte numérique.
   
   
4. Pour finir, les données seront cryptées pour permettre leur sécurisation. La copie fidèle est maintenant réalisée.  
   
   
5. Cette copie fidèle doit maintenant être archivée dans un coffre fort numérique respectant la norme AFNOR NF Z42-013. Cet archivage respecte la technique WORM* (write once read many).
   
   
6. Enfin, la journalisation des événements permettra que chaque action effectuée sur le document soit conservée et historisée pour en garantir la traçabilité et l’intégrité lors de sa restitution.  
   

«*Worm = Permet le stockage de données qui seront non modifiables après avoir été écrites sur un lecteur. Les périphériques stockent les données dans un format non réinscriptible pour empêcher les utilisateurs d’effacer ou de le modifier par accident. » 

Les étapes de l’archivage numérique probatoire :

Et voilà, vous savez tout !
J’en entends qui soufflent… ce n’est pas si simple de se débarrasser de la paperasse c’est vrai.
Mais des solutions comme Pagily existent pour vous aider en automatisant l’ensemble de ces processus techniques.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’archivage de documents avec Pagily, c’est par ici :

NUMERISATION UNIVERSELLE
ARCHIVAGE INTELLIGENT

Bonus : délais de conservation légal selon les documents    

Important : pensez à bien respecter les délais de conservation des documents. Voici quelques délais pour la conservation de documents que vous pourriez être amené à gérer.  

J’espère que cet article vous aura été utile
Une question, une remarque ou une précision à apporter ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire.