GED et SAE : explications et intérêts pour les entreprises

Si vous vous intéressez à l’archivage et à la numérisation de documents, vous avez certainement déjà croisé ces sigles. 
Mais c’est quoi ce charabia ? Pagily vous aide à décrypter.

GED : qu’est-ce que c’est et à quoi ça sert ?

Définition

La GED (Gestion Électronique des Documents), appelée en anglais DMS (Document Management System), correspond au sens large à une façon de gérer ses documents. Elle représente l’ensemble des moyens techniques mis en œuvre pour la gestion des documents et plus largement des données qu’ils contiennent.   

Il s’agit bien souvent de logiciels ou d’applications permettant de numériser, de stocker, de classer, de partager, d’indexer, de traiter, d’archiver… Tout ça de façon automatisée et sécurisée. 

Il existe plusieurs solutions, plus ou moins poussées, sécurisées, connectées aux autres outils utilisés dans les entreprises pour répondre aux différents besoins.

Quelles sont les grandes fonctionnalités d’une GED ?

Voici une liste (non exhaustive) des fonctionnalités que l’on peut retrouver dans les solutions de gestion électronique de documents :  

• L’acquisition du document dématérialisé (sa numérisation ou l’importation) 
• Le stockage du document 
• L’indexation du document (reconnaissance du texte avec des systèmes d’OCR) 
• La sécurisation du document (et donc de ses données) 
• La recherche et la consultation du document 
• L’archivage légal à valeur probatoire du document durant son délai obligatoire de conservation (qui dépend de la nature du document) 
• Les différentes fonctionnalités de diffusion du document (partage, envoi par email,..) 
• Les processus de gestion documentaire (traitement des notes de frais, signature électronique du document, …) 
• etc… 

Selon les cas les logiciels de GED proposeront toutes ou partie de ces fonctionnalités. Pour les plus simples on retrouvera par exemple uniquement le stockage et l’organisation par dossier des documents. Et pour les plus abouties on parlera d’automatisation des processus d’entreprise et d’archivage à valeur légale probatoire respectant les normes AFNOR Z42-026 et Z42-013 (tout un programme 😉). 

Pourquoi utiliser une GED en entreprise ?

C’est bien joli tout ça, mais vous vous demandez peut-être encore ce que pourra concrètement vous apporter la mise en place d’une gestion électronique de documents pour votre entreprise. 

Et bien il existe plusieurs intérêts :  

1 . Pour organiser ses documents et gagner du temps dans la recherche. 

Selon l’AIM (Association Information Management) le temps moyen passé par un salarié chaque semaine à cherche une information sans la trouver serait de 7h30. Ce serait même 7h40 selon IDC (International Data Corporation)…. Quelle perte de temps ! 

Mais pourquoi en est-on arrivé là ? 

On connait tous l’organisation en dossiers > sous-dossiers > sous-dossiers de sous-dossiers qui encombre nos ordinateurs. Au moment de classer un contrat on pense l’avoir nommé de façon claire et on l’ajoute au dossier créé spécialement pour l’occasion. Mais 2 ans plus tard quand il s’agira de le retrouver ou bien qu’un collègue souhaite y accéder en urgence parce qu’il a le client au téléphone… “Attends, heuuu 2 min, enfin non, c’était signé en quelle année déjà ? …  je cherche et je te rappelle hein !” 

Généralement il n’y a que la personne qui a créé les dossiers et leurs arborescences qui est capable de s’y retrouver (et encore…). 
Les outils de GED permettent d’avoir une organisation par dossier également, mais bien souvent ils intègrent un système de classification par type de document. Par ailleurs il existe souvent une fonctionnalité de recherche permettant de retrouver un document en saisissant simplement des mots ou chiffres clés contenus dans le titre ou le corps du document. Comme par exemple “contrat Michu 2019”.  

Cela représentera évidemment un gain de temps et de confort énorme au quotidien. En oubliant cette organisation par dossier et en profitant de fonctionnalités de recherche avancées. Un peu comme votre moteur de recherche préféré… 

2. Pour faciliter le travail collaboratif

Nous l’avons évoqué dans le point précédent : il arrive souvent d’avoir besoin de partager ou d’accéder à un document qui a été classé par une autre personne.  
Afin de remettre la collaboration au cœur de votre organisation, il s’agit de rendre accessible l’ensemble des documents et d’en simplifier l’accès et le partage. Les outils de GED vous permettront de gérer la diffusion des documents (avec un lien, un système de droits d’accès, un partage par email,…) et le travail collaboratif sur un même document permettant de travailler et d’échanger en temps réel plutôt que le bal incessant des documents commentés / modifiés et envoyés par mail.

3. Pour gagner en mobilité

Le stockage en ligne des documents permet de les rendre accessibles où que l’on soit ! Même si vous n’avez pas votre ordinateur sous la main, vous pourrez accéder à un document depuis un autre ordinateur, une tablette ou même un smartphone et, une fois connecté, effectuer votre recherche.
Une appli mobile peut être associée à la solution pour simplifier l’accès aux documents et aux fonctionnalités de la GED sur smartphone.   

4. Pour gagner de la place

Vous n’avez jamais rêvé de faire le vide dans vos armoires ? D’enfin avoir un bureau feng shui qui ne déborde pas de paperasse ?  
Dématérialiser vos documents avec une GED vous permettra d’en finir avec les classeurs physiques de papiers. Une fois numérisés vos documents seront classés et sécurisés. C’est quand même mieux que de tout garder en version papier !

Et concernant les documents qui, pour raison légale, doivent être conservés en version originale ? Les outils garantissant une copie fidèle lors de la numérisation du document vous permettent d’envisager de ne plus conserver la version papier (il faudra selon le type de document également disposer d’un archivage type SAE dont nous plus bas dans cet article).

Et maintenant que vous êtes passé à la GED, qu’est-ce que vous allez faire de cet immense bureau qui été dédié au stockage ? Une salle de sport ? Une salle de pause ? Un beau bureau pour vos nouveaux collaborateurs ? 

5. Pour automatiser des processus et gagner en efficacité

Bon nombre de processus peuvent-être automatisés et dématérialisés grâce à une GED.
Deux exemples :  

– Le traitement des notes de frais.
Plutôt que de devoir recopier les données dans un fichier excel qu’il faudra ensuite imprimer et envoyer par courrier avec les justificatifs, certaines GED vous permettront d’extraire automatiquement les données des justificatifs numérisés et de les transmettre en un clic à la comptabilité. L’ensemble du processus peut ensuite être géré : validation de la note de frais avec notification et suivi du remboursement. Si la GED dispose également d’une fonctionnalité d’archivage répondant aux normes en vigueur, il ne sera plus nécessaire de conserver la version papier du justificatif. 

– La signature électronique d’un document.
Plutôt que d’envoyer un contrat à signer par courrier, il est évidemment beaucoup plus rapide de le transmettre par voie numérique et de permettre une signature en ligne de ce document. On évite ainsi de gaspiller du papier et du temps. C’est votre client qui va être content !

On peut aussi parler traçabilité. Vous pourrez suivre l’évolution des versions d’un document et savoir qui a modifié quoi. Lors du partage d’un document important vous pourrez également savoir s’il a été bien reçu ou même lu.

6. Pour sécuriser les documents et leurs données

Une fois stockés de façon dématérialisée dans votre outil de GED, vos documents sont en sécurité.
Il est facile de perdre ou d’altérer un document papier (“oups j’ai renversé mon café”). Mais un document stocké ou archivé dans un environnement Cloud bien sécurisé ne pourra pas être perdu et ses données ne pourront pas être détruites accidentellement.

De plus, l’accès sécurisé aux documents et données contenus dans votre GED permet également d’en garantir la confidentialité. Il n’y aura que vous ou les personnes autorisées qui pourront consulter les informations et il sera beaucoup plus simple de contrôler les accès.  

7. Pour réduire les coûts et l’impact environnemental

Finalement, ces gains de temps, de place, d’efficacité, de mobilité, … permettent naturellement de réduire les coûts liés à la gestion des documents. 

Le recours à une GED est un grand pas vers une politique zéro papier. En favorisant l’utilisation de documents dématérialisés vous génèrerez aussi moins d’impression. Donc moins de gaspillage de papier, moins de consommables (encre, toner,…).
La signature électronique d’un document par exemple permet d’éviter l’impression d’un contrat et les allers-retours par courrier pour la signature.

En limitant la perte de temps à chercher un document, vous et vos collaborateurs vous concentrerez sur des tâches à valeur ajoutée. 

En réduisant la quantité de document papier à stocker dans les locaux vous limiterez également le coût de stockage. 

Et tout cela est compatible avec une politique RSE, notamment sur son aspect environnemental. Moins de gaspillage de papier = moins d’arbres, moins de Co2, moins d’eau, moins d’électricité consommés pour la production. CQFD !

SAE : qu’est ce que c’est et à quoi ça sert ? 

Définition

Le SAE (Système d’archivage électronique) est un outil qui peut compléter une GED en lui ajoutant une fonction de « coffre-fort », permettant d’archiver en toute sécurité vos données de documents sensibles (légaux, historiques, patrimoniaux, scientifiques). 
Pour que la solution soit considérée comme un outil de SAE, elle doit respecter la norme AFNOR Z42-013  et être certifié NF 461.  

Quelles sont les grandes fonctionnalités d’un SAE ?

Le SAE propose différentes fonctionnalités vis-à-vis des documents archivés : 

• Le versement de document 
  Cela correspond à l’importation des documents sur la solution. Il est nécessaire de s’assurer que votre document suffisamment lisible pour qu’il soit utilisable par la suite sur la plateforme ! 
  
• La conservation des documents 
  Cela concerne le stockage en lui-même. Dans votre coffre-fort, vos données sont en lieux sûr et restent sur la plateforme.
  
• La destruction
  Pour pouvoir supprimer définitivement des données importées sur l’outil si vous souhaitez qu’elles n’y figurent plus.
  
• La consultation
  Pour accéder à vos documents quand vous le souhaitez pour réaliser par la suite une éventuelle interaction.
  
• Le paramétrage et l’administration 
  Cela vous permet de donner par exemple des autorisations sur les accès à vos documents (leur visionnage ou leur modification).
  
• etc.

Mais pourquoi opter pour un SAE ?

L’archivage SAE présente de nombreux intérêts pour les documents d’une entreprise :  

1. Pour la pérennité

Vos fichiers sont conservés pour une durée pouvant être définis dans le temps (selon vos besoins) vous permettant de garder vos données et d’éviter les pertes de fichiers. C’est très utile pour les documents que vous êtes tenu légalement de garder pendant plusieurs années sans risquer de perte ou d’altération. 

2. Pour l’intégrité

Les logiciels SAE vous donne la possibilité de prouver que vos documents n’ont pas été modifiés depuis leur versement à l’aide souvent à l’aide d’un système de journalisation ou d’empreinte.

3. Pour la confidentialité

Vos documents sont sécurisés de plusieurs manières ! Premièrement, pour accéder à l’ensemble de vos données, il est nécessaire de vous authentifier, la plupart du temps à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe. Deuxièmement, c’est vous qui choisissez les accès que vous souhaitez donner à vos collaborateurs envers vos données (aucun accès / lecture seule / modification).

4. Pour la disponibilité

Vous avez la possibilité d’accéder à n’importe quelle heure et n’importe où à vos documents ! L’utilisation d’un SAE est donc idéal pour le télétravail !

5. Pour la réversibilité

En cas de changement de solution, vous avez aussi la possibilité de récupérer l’ensemble de vos données. Pratique non ?

Info : Pour en savoir plus sur la valeur légale probatoire des documents et leurs durées de conservation, c’est par ici -> Accéder à l’article

Une GED + un SAE : quel intérêt ?

La GED et le SAE sont souvent confondus ! Et pour cause ils ne peuvent plus vivre l’un sans l’autre. 
Mêler la GED et le SAE, c’est donc la solution pour que chacun des documents archivés et numérisés puisse être archivé en toute sécurité.  

La condition pour se débarrasser de la version papier d’un document que vous devez légalement conserver est de pouvoir en créer une copie fiable préservant sa valeur légale probatoire.
Un outil de GED pourra permettre de réaliser une copie fidèle du document lors de sa dématérialisation si les processus de numérisation mis en place respectent la norme AFNOR Z32-026. 
Mais cette condition n’est pas suffisante pour que la copie soit “fiable”. Il faut y associer un archivage SAE respectant la norme AFNOR Z42-013 pour que la copie fidèle du document puisse être archivée et que le document conserve alors sa valeur légale probatoire.

En utilisant cet ensemble vous bénéficiez de tous les avantages de l’automatisation apporté par la GED et la sécurité d’un véritable coffre-fort électronique avec l’archivage SAE.

Et Pagily dans tout ça ?

Pagily est une solution combinant GED et SAE, assurant aux utilisateurs une utilisation et une sécurité optimales. 

• La numérisation universelle :  scanner avec Pagily, c’est simple comme bonjour !
  
  Notre “Printer App” s’adapte à tout type de scanner ou imprimante multifonctions sans installation ou paramétrage complexe.  Grâce à une interface simple, à la possibilité de numériser en volume et la gestion des dossiers de destination, vos documents sont scannés en un clin d’œil et vous les retrouverez directement sur votre espace web. 
  La “Mobile App” vous permet de numériser votre document directement depuis votre smartphone.
  Respectant la norme AFNOR Z42-026, dématérialiser avec notre solution c’est être sûr que le document garde sa valeur d’origine !
  

• L’archivage intelligent :  dites Ciao Paperasse !
  
  Lors de sa numérisation avec Pagily votre document est indexé, cela permet d’effectuer une recherche sur la base d’un mot ou chiffre clé contenu dans le titre ou le corps du document via le moteur de recherche.
  L’archivage de type SAE permet de conserver la valeur légale probatoire du document : plus besoin de garder l’original papier !
  Vous aurez ainsi accès à vos documents sécurisés où que vous soyez et pourrez les partager et collaborer en toute simplicité.
  
  Pagily intègre également la gestion des notes de frais.
  

  Pour en savoir plus sur Pagily : visitez le site web.

  

Vous avez une question ou souhaitez apporter une précision à cet article ? Vos commentaires nous intéressent !